僕は仕事をする上で時間管理、特に常にスケジュール感を持つことを非常に重要視しています。
なぜなら自分の目指すべきゴールまでの日程と、そこまでの具体的な道のりがわかれば
- 今日やること
- 今日やらなくても良いこと
- リスク回避にしておくべきこと
などがわかるからです。
- スケジュール感を持つことは非常に重要！
- スケジュール細分化によりリスク回避もできる！
- チームで共有する。
- 時間がない時こそしっかりとして工程表を作り、手を動かす。
仕事を管理する上でスケジュール管理の重要性とは？
- 学生時代は授業は時間が決められているし、あと管理するのはバイトとプライベートくらいでしょう。しかし、仕事は納期が決まっておりその中で優先順位をつけたりしなければいけません。そしてそれは学校では教えてくれません。
どんな仕事にもゴールがあります。お客さんへのプレゼンだったり、お客さんへの商品の納入だったり、機械設備の導入だったり色々あります。
普通の人はこれら単一の目標で工程表などを引いてしまいがちですが、それではそこまでの道のりがはっきりしません。
その為、僕は常にゴールに至るまでの道のりを細分化して工程表を引きスケジュール管理をしています。
スケジュール管理の方法：スケジュールを細分化すると何がわかるのか？
- あまりにもざっくりしすぎるとその中の細かい内容を忘れて結局やることの詳細が見えない可能性があります。
例えばプラント建設に例を取れば
- P＆IDの作成
- バルブリスト・計装機器リストの作成
- 塔槽類などの設計
- 見積もり仕様書・購入仕様書などの作成・発注
- 配置図・配管図の作成
- 工事計画書の作成
- 建設工事
- 試運転
- 検収
かなり省略していますがこれらの工程があるとします。これらの工程を細分化してスケジュールを組んでいけば、実際に必要な日数がわかります。
さらに、自分が今何をすべきなのか？それらもはっきりとわかりますし、工程が遅れていればどこがボトルネックなのか？ボルトネックの箇所がわかればそれに対する対処もできます。
また、特に意識してほしいのが「自分が今何ができるのか？」です。例えば実際の受注をもらっていないにせよ、P&IDの作成、バルブリスト・計装機器リストの作成をしておけば、受注と同時に詳細設計へ移行しバルブ・計装機器類の発注も行えます。
つまり、ボルトネックとなっている部分、上記の場合は「発注がまだ」というボルトネックがあっても、その状態でもできることを発見することができます。
よって、工程を細分化して計画することでリスク回避も同時に行えることができるのです。
スケジュール管理をチームで共有することが重要
- 仕事は一人でするものではありません。突然仕事をお願いされる可能性もあるのでかならずチームで共有しましょう。
スケジュール管理は自分だけが持っていても意味がありません。あくまでもチームで共有すべきことです。
そうすれば、チーム全体で業務を配分することもできますし、ボルトネックの部分に集中して業務を行うこともできます。
ボルトネックの部分に対処するのが早ければ早いほど、時間的余裕ができていきます。基本的に時間は自分が思っているよりも2倍程度かかることもありますので、チームで対処できればそれだけ遅れにも対処していくことができるのです。
「間に合わない」「時間がない」という前に手を動かす
- 時間がない時こそきちんとした工程表を作ることで「やるべきこと」と「後回しでいいもの」がはっきりします
よく
- 「まだ受注をもらっていないので何もできない」
- 「早く受注しないと間に合わない」
などという言葉を聞きますが、それであればあるこそできることを見つけて業務を開始すべきです。
先程も書いたように、時間の見積もりはだいたい失敗します。その為、時間がない時こそ細分化した工程表をしっかりと作成し（1日かけてもかまわないので）、自分のやるべきことを見つけるべきです。
そうすれば、自ずと時間的余裕もできますし余裕を持って業務に当たることができます。
つまり工程表というのは単に漠然と日数を決めるだけでなく、ボトルネックへの対処や効率的な業務の振り分け、更にリスク回避までに使える重要な書類なのです！
実際の工程表・スケジュールの立て方はテンプレートの作成と「図解 ミスが少ない人は必ずやっている［書類・手帳・ノート］の整理術」から学ぶ！
- 新社会人の皆さんには「図解 ミスが少ない人は必ずやっている［書類・手帳・ノート］の整理術」で勉強するのがおすすめ！自分で勉強しないとだれも教えてくれませんよ！
実際の建て方ですが、僕のようにある一つの仕事に対して決まった仕事があるような人はテンプレートを作成しておけば良いと思います。→僕の使う工程表をアップロードしておきました。
逆に営業の人のように顧客により対応が異なる場合などはテンプレートの作成が難しいと思うので「図解 ミスが少ない人は必ずやっている［書類・手帳・ノート］の整理術」のP96に「中・長期的なスケジュールを立てる」というページがあります。ここを参考に長期的な工程表・スケジュールを立てましょう。
「図解 ミスが少ない人は必ずやっている［書類・手帳・ノート］の整理術」は工程表・スケジュール管理だけでなく、基本的な仕事の行い方を学べるので新入社員の方から中堅社員の方にまでおすすめできます。
「図解 ミスが少ない人は必ずやっている［書類・手帳・ノート］の整理術」
仕事ができる人のスケジュール管理：まとめ
- 工程表を立てるのは単にゴールまで何日あるかを計算する為だけではない。自分がそのゴールを達成するまでに何をすべきなのかをはっきりさせ、ボトルネックが発生してもそれに対処できるようにすること。
- また、チームを率いる立場になれば複数人数のスケジュールを管理することが求められる。
- そのような場合も誰が何をやるべきで、誰が遅れているのかが分かれば、より効率的に指示を出すことができ、スケジュールの遅れを回避できるようになる。
- 仕事ができる人は漠然とカレンダーを眺めているわけではない。常にゴールを意識して効率的に仕事を進めていきましょう。
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