「段取り上手」な人ほど仕事ができる!効率よく仕事を進めよう!







仕事をしているとどうしても突発的なトラブルなどの振り回され、自分の思い描いていた日程通りに仕事が進まないことが多くあると思います。

しかし、大体の仕事はほとんどルーチンワーク、客先などが変わっても必要な書類などは変わらないはずです。

そのため、事前の段取り次第で仕事はもっとうまく勧めていくことができるはずです。今回はどのようにして仕事をする上でリスクを回避していくか、それを述べていきたいと思います。

Check!
  • 段取りが悪いから仕事はうまく進まない
  • 仕事の8割は段取りできる
  • 段取り上手な仕事の仕方とは

段取りが下手なのでトラブルが起きる

僕は仕事が成功するかしないかの8割は段取り次第で決まると思います。

仕事をする上での時間・スケジュール管理の重要性とその管理の仕方を教えます!」と似たような内容になりますが、仕事をする上で事前にリスクを回避できるように、段取りをすることが非常に重要です。

仕事のほとんどはルーチンワーク的な仕事が多いと思います。もちろん、客先が変われば作る資料などが変わると思いますが、客先が変わったときも柔軟に対応できる段取り力が必要になります。

仕事の8割は段取りで決まる

見出しのとおりですが仕事の8割は段取り次第でうまくいくか行かないのか決まります。段取りが上手くできるということはある仕事に対しての

  • 目標・ゴール
  • スケジューリング
  • やるべきこと
  • 手順の決定

などに対処すること。さらに

  • なるべく機械的に仕事をできるような仕組みを作る
  • 上記と関連して仕事をテンプレート化・マニュアル化する
  • 過去の失敗からまなびリスク回避のための行動ができる

などにより時間をかけずに仕事をできるような仕組みを構築し、それに基づいて仕事をして時間を短縮すると同時に、残った時間で想定できるリスクに対処するという仕事の仕方ができます。

段取り上手に仕事をするポイント

段取り上手な仕事というのはだれでもできます。訓練次第というかある程度機械的に仕事をしつつ、そのルーティンを崩さないことです。

その1:目標、ゴール、スケジューリング

これらは仕事が決定した上ですでに明確に決まっているはずです。重要なのは仕事が決定したらすぐに詳細で余裕のあるスケジュールを立てることです。それにより、自分が日程的にどこの段階にいて、どんな仕事を優先的にスべきなのかよく分かるようになります。

詳しくは「仕事をする上での時間・スケジュール管理の重要性とその管理の仕方を教えます!」にも書いてありますので、ぜひ読んでみてください。

まず、自分の目指すゴールとそこまでの日程がわからないとどの仕事を優先スべきなのかわかりませんので、スケジュールは優先して立てましょう。

その2:やるべきこと・手順の決定

これらは、まず「やるべきこと」に絞ってノートか何かに列挙していきましょう。この時できれば「書類の作成」ではなく、「顧客説明用資料の作成。○○に関する情報はなるべく詳しく記載する。」などで動詞+詳細情報を記載しましょう。そのほうが後で見返したときに何をすべきかよくわかります。

やるべきことが決定すれば手順は簡単に決定することができるのはわかりますよね? 顧客説明用の資料が顧客説明のあとでは意味が無いことはよく分かるはずです。 このときに重要なのはスケジュールもよく考えることです。

例えば何か機器の購入が六ヶ月の納期であるのであれば、仕様の確定やそれにかかる打ち合わせ等の日程を加味して決めます。これらは新入社員のうちはすぐにわからないと思うので、先輩などに確認してもらったほうが良いでしょう。

その3:一度作った書類などはなるべくテンプレート化して時間を節約する

仕事を勧めていくとどうしても新規書類の作成などに時間を取られがちです。また、社内に書式がないので自分で作ることもあると思います。この時できるだけ汎用性をもたせた構成にして、次回からはそれをテンプレートにして時間を節約できるようにしましょう。

そうすれば、仕事が進めば進むに連れテンプレートが増えていき効率的に仕事を勧めていくことができます。

自分で作った書類のテンプレートは自分の財産です。作成した労力や時間をムダにしないためにも有効に活用していきましょう。

その4:過去のトラブルから将来のリスクを管理する

仕事にトラブルはつきものですが重要なのはトラブルを二度と起こさないことです。

もちろん、トラブル無しで仕事をすすめるのが一番ですが「冷や汗をかいて覚えたことは絶対忘れません」。そのため、過去のトラブルを有効に利用してそれに対処する手段を身に着けましょう。

例えば

  • 新規顧客で想定外の質問ができるようであれば、次回からは考えらる質問に対しての解答案を用意しておく。
  • 追加工事で予想外の費用がかかったのであれば、それにかかる費用を先に考えておく。

このように過去のトラブルから新たな仕事のリスクを予想しそれに対処できる力をつけることにより、更に仕事を効率よく勧めていくことができます。

まとめ:この記事を書いたきっかけも僕自身の失敗談からです

僕は前職ではプラントエンジニアとして仕事をしていましたが、なぜか前職の会社では基本的に営業は見積書の作成、購買は伝票処理だけではっきり行って仕事を全然していませんでした。

そのため、僕が客先への説明や、購入品の納期管理さらに輸出品のインボイスや日程の決定、梱包状態などの確認を行っていました。

はっきり行って、プラントを建設するための業務+これらのプラスαの業務だったので無茶苦茶忙しかったです。

これらを効率良くこなすには段取り良く勧めて仕事の効率化を図ることしかありません。そのため、いろいろと試行錯誤した結果効率よく仕事を回すことができました。いまでも、前職で設計をやりながら営業的な仕事をし、輸出業務も行いさらに現場監督までできたのは僕だけだと思っています。

仕事の効率化や段取り良く仕事を進める方法は誰も教えてくれません。目で見て盗み、いろいろな本を読み自分で試行錯誤していくかありません。

段取り下手な人も色々試行錯誤すればいつか段取り上手になれますので、諦めずに頑張って欲しいと思います。

なお、段取りに関する本は色々ありますが個人的にオススメするのは

この二冊がおすすめです。